La llamada “gestión documental” de las empresas es una actividad esencial para la optimización de procesos, la toma de decisiones y el cumplimiento normativo de las organizaciones, hasta el punto de haberse convertido en un componente estratégico crucial para el éxito.
Las empresas españolas van adquiriendo cada vez una mayor conciencia de la importancia de una buena y eficaz gestión documental, en especial dentro del área de Recursos Humanos. Sin embargo, a pesar de saber que es necesario actualizar los procesos y aplicaciones de nuestra gestión documental, la magnitud de la tarea a abordar y todos sus exigentes desafíos pueden percibirse como abrumadores.
¿Pero cuáles son las ventajas de una buena gestión documental?
Las ventajas son variadas, como por ejemplo la reducción de riesgos asociados a la pérdida de documentos, la optimización de la productividad al establecerse flujos de trabajo automatizados o la mejora directa de la comunicación interna, que incide en nuestra capacidad de adaptación como organizaciones a un entorno en permanente cambio y evolución.
Pero si tenemos que resumirlo en pocas palabras, la implementación de una buena estrategia de gestión documental estará siempre enfocada a lograr una mayor eficiencia, transversalidad y accesibilidad de la información de una organización, lo que incidirá de manera directa en el aumento de la productividad, en la contribución a la sostenibilidad ambiental (al utilizar mucho menos papel), la seguridad de información y la flexibilidad y adaptabilidad.